Sådan skaber du det effektive møde
Folk taler i øst og vest – hvis de overhovedet siger noget – og du går fra mødet og er egentlig i tvivl om, hvad I fandt frem til og om I overhovedet besluttede noget. Kender du det?
Det er ikke bare ved præsentationer og oplæg, vi – nogle gange – går derfra og tror, at det var os der var uskarpe, og at alle de andre godt forstod, hvad der blev talt om…
Derfor giver jeg dig hemmeligheden til at holde det gode møde, så dine deltagere går afklarede derfra.
Det hele handler om, at du får framet dit møde rigtigt:
SÅDAN FRAMER DU MØDET
Og hvad betyder så det? Jo – du skal simpelthen give mødet en retning. Det gør du ved at indlede mødet på en måde, så det får en klar retning. Her guider du dine deltagere hen til det, du gerne vil have dem til at sætte fokus på og bidrage med.
Du skal derfor – tydeligt indlede og frame mødet med en kort indledning om:
- Hvorfor I er der = Hvad er formålet med mødet?
- Gør det helt tydeligt for deltagerne, hvad du skal bruge dem til = Du skal gøre det klart og tydeligt for deltagerne, hvorfor de skal bruge deres tid på dette møde og hvordan de skal bruge den, for at det tjener jer alle og det der er på dagsordenen bedst muligt. Du skal simpelthen italesætte for deltagerne, hvordan de bidrager bedst muligt.
Det kan virke omsonst og formelt og ‘det ved folk da godt’. Men det er det, der gør forskellen fra det ufokuserede møde til det fokuserede og dermed effektive møde! Husk: folk kommer rendende fra alle mulige andre ting. Hjælp dem med hurtigt at få hjernen på sporet og fokuseret på opgaven:
- Gør det tydeligt, om de skal orienteres, så de ved, hvad der foregår.
- Gør det tydeligt, om de skal tænke i nye idéer eller løsninger.
- Eller fortæl dem, om du har brug for deres hjælp til at gennemteste en idé ved at stille kritiske spørgsmål.
- Og fortæl dem, hvis mødet skal ende med, at I vælger mellem forskellige løsninger og simpelthen træffer en beslutning.
JEG VIL GERNE HJÆLPE DIG
Som deltager har jeg brug for at vide, hvad jeg skal og hvad du forventer af mig, og hvordan jeg bedst bidrager – jeg vil nemlig gerne give dig det, du ønsker! Og fortæller du mig ikke, hvad du har brug for, så går jeg i ’default-mode’, og gør det, som jeg har lært og før har fået anerkendelse for, at gøre ved et møde.
- Det kan fx være at kritisere,
- at finde fejl,
- at brainstorme på ny (selvom en beslutning er truffet)
- at gentage pointer for at du kan høre, at jeg har forstået, hvad det handler om,
- eller at være stille og tage notater …
Men det er jo ikke lige sikkert, at det er det, der bedst bidrager til dagens dagsorden, og til at få løst den opgave, der ligger foran jer?
BED OM RETNING
Er du selv deltager i et møde, der går i øst og vest, og du har ikke tovholder eller projektleder-kasketten på, så bed, stille og roligt og i en værdi-neutral tone (giv så vidt muligt slip på den irritation du måske føler, som vil afspejle sig i din stemme) og spørg interesseret ind til, hvad formålet med mødet er, og hvordan du bedst bidrager til at I opfylder dette formål.
Kunne du bruge dette tip? Hvis ja – så del det meget gerne med dit netværk. Jeg vil også gerne høre fra dig: Hvad hjælper dig til at skabe effektive møder? Fortæl mig det i kommentar-feltet her nedenfor.
Husk – når du giver tingene en retning, har de det med at gå den vej,
Annette Bjerre Ryhede
