Do “the happy briefing” – og hold din kunde glad!

Klar kundekommunikation: Sådan briefer du din kunde og undgår konflikter, misforståelser og irritation.

Kender du med, at du for sent opdager, at du ikke har fået forventningsafstemt ordentligt med din kunde? Eller at du ikke tør ringe til kunden og fortælle, at noget er gået galt, og du ikke når at blive færdig til deadline?

Din kunde skal vide hvad der foregår I det projekt, du arbejder på for dem. Det er gennem denne kommunikation, at du opbygger en stærk relation, får forventningsafstemt og bygger tillid. Derfor er dette kommunikationsarbejde det, der gør, at du undgår overarbejde på projektet, brandslukninger og frustrationer.

 

HVORFOR MISFORSTÅR VI HINANDEN?

Din kunde er ikke dum, de har bare en anden viden, forståelse og billede af, hvad der skal foregå, end du har. Derfor skal du kommunikere.

Via denne løbende kommunikation får I afstemt forventninger og I bygger sammen et fælles billede af, hvordan projektet skal foregå, og hvad I hver især gør I processen. Det er ikke nok, at vi har beskrevet alt dette I et indledende tilbud. Denne viden skal sættes I spil, løbende, gennem projektet, så kunden kan se, hvornår hvad sker, og blive mindet om at ‘nå ja, det er nu, at vi skal …’

 

DIN KUNDES BEHOV

Din kunde har brug for at blive guidet igennem processen af det arbejde, du udfører for dem. Og du er deres guide! Det betyder, at du kontinuerligt skal kommunikere via møder, telefon og mail.

Din kunde skal vide, når der foregår noget nyt I projektet, hvis noget ikke er gået som planlagt og en deadline ikke kan nås. Og de skal også vide, hvis der ikke sker noget – og hvorfor!

 

BESVAR DISSE SPØRGSMÅL I DIN BRIEFING:

• Hvor er I henne I processen nu?
• Hvad er på plads, hvad venter I på?
• Hvad er det næste skridt?
• Hvad kommer der til at ske og hvorfor?
• Hvad gør du?
• Og hvad skal kunden gøre/være opmærksom på?

 

THE NOT SO HAPPY NEWS

Når noget ikke går som planlagt – hvis end skyld det er – skal du gribe til handling. Tag ansvar for processen, ring til din kunde og guid hende eller ham igennem hvad der foregår, hvad der er sket, hvorfor det skete, og hvad du gør for at få processen på ret køl igen.

Vær proaktiv! Så snart du finder ud af, at noget ikke går som planlagt, skal du kontakte din kunde. Ellers mister din kunde tilliden til dig. Du bygger derimod tillid ved, at du holder din kunde informeret.

Jeg holdt i sidste uge en workshop for et udviklingsbureau der bl.a. laver apps. I en travl hverdag har de hovedfokus på at løse opgaverne for kunden. Men det, der ryger, når tiden er stram, er kommunikationen. Til gengæld oplever de så flere og flere misforståelser, fordi kunden slet ikke er med på, hvad der foregår, og ikke får den nødvendige viden, for at kunne bidrage til projektet og processen. Derfor hjælper jeg dem nu med at holde fokus på kommunikationen, så de bygger de relationer, den tillid og de sunde forventninger der gør, at de kan bruge energien på at lave det, de synes er sjovest: Nemlig apps … 😉

Er du i job, og vil gerne skabe større synlighed omkring det, du gør? Synes du ikke helt, dine kolleger spiller ind og med, når du troede, de ville gøre det? Brug samme model og se hvad der sker!

Hvad gør du selv for at opbygge en stærk relation til dine kunder og øvrige interessenter? Del det meget gerne med mig her 🙂

Kh Annette Bjerre Ryhede