Kommunikation ansigt til ansigt kan skabe engagerede medarbejdere, tillid til ledelsen og forståelse for virksomhedens strategi, mission og værdier. Alligevel er det meget sjældent, at denne sidste del af processen – præsentationen – bliver tillagt særlig stor værdi. Og dette til trods for, at præsentationen kan være afgørende for, om værdierne, produktet eller ’bare’ budskabet, bliver købt!
Sådan bevarer du roen
Når vi holder oplæg og præsentationer, vil vi gerne virke rolige. Vi vil gerne have en god grounding og ro, som kan give os en god og naturlig kontakt til publikum. Vejen til at bevare roen, når du er på, går gennem:
HUSK, husk husk:
Vejen til det gode oplæg, den gode præsentation, den gode tale, går gennem alle de her punkter! OG – så vil det, at du fra starten har sat dig ned og overvejet dem gøre, at du slipper for masser af timer, hvor du sveder foran power point programmet eller bruger masser af tid på at læse alt muligt, som måske er irrelevant. Brug minimum ti minutter på at overveje og lave en brainstorm på de her punkter. De er godt givet ud: Læs videre “HUSK, husk husk:”
Hvad er hovedpointen? Du skylder dit publikum den!
Din hovedpointe til dit næste oplæg/præsentation/tale/undervisningsgang skal have én hovedpointe! Og den skal du kunne formulere i én sætning – ellers bliver det svært for dig at bevare den røde tråd, overblikket, strukturen og for dine tilhørere at få noget med sig.
Læs videre “Hvad er hovedpointen? Du skylder dit publikum den!”
Kig på publikum – IKKE din Power Point!
Vil du lave en fantastisk power point? Så brug færre ord, men masser af fokus!
Ja, jeg ved, at det er trygt! At se på power pointen, hvor alt det, du gerne vil sige står, så du er sikker på, at du får sagt det hele.
Gør det til dit eget – alt andet er utroværdigt!
Når dommerne i X-factor siger, at deltagerne skal gøre andres kendte sange til ’deres egen’, så er det ikke for sjov! For når vi kopierer andres stil, så bliver det meget nemt utroværdigt. Det er fordi det kommer til at virke påklistret og uægte. Sådan er det også når du indtager rummet og taler. Vi kan sagtens – med god grund – lade os inspirere af dem. vi synes er rigtig gode til at få folk med, få dem til at grine og til at tale levende. Men kopierer vi deres stil falder det til jorden. Det skyldes at energien bliver brugt på at gøre som de gør, i stedet for, hvordan du selv gør. Så forsvinder du selv ud af det, og det kan mærkes. Det kan simpelthen mærke, at du, som den du er, ikke er til stede i det du siger. Derfor – lær din egen stil at kende. Leg med det, prøv forskellige ting af, og find ud af hvilken måde du har det godt med, at ’være på’ på.
“Jeg taler for hurtigt …!”
Fortvivl ikke, det er der rigtig mange af os der gør! Men vi kan alle lære at tale langsommere, det handler ‘bare’ om at bryde vanen, og det gør man ved at øve sig rigtig meget i at tale langsommere. Nogle mener, man skal gøre noget nyt mindst 33 gange, før det bliver den nye vane, andre mener at vi skal gøre noget nyt op til hundrede gange, før det bliver en vane. Ligegyldigt hvad siger tallene noget om, at det kræver tid og energi at gøre noget andet end det vi plejer. Vi kan ikke omprogrammere os selv, men ved at øve det nye kan vi bryde gamle vaner.
- Sæt det fx som et mål i starten af din dag: I dag vil jeg træne og øve mig på at tale langsommere. Tal så langsommere hver gang du åbner munden. Til møde, når du taler med kollegerne over skrivebordet, i telefon, med dine børn etc.
Du vil højst sandsynligt føle dig lidt fjollet i begyndelsen, fordi det føles uvant at gøre noget andet end du plejer. Det er helt normalt. Bare fortsæt med at øve dig, efterhånden kommer dte til at føles mere naturligt.
Det er ligesom alt andet nyt vi ønsker at lære: Det kræver øvelse, og så er det vigtigt at pointere, at det er lettere at lære nye ting, hvid man bliver støttet i sine fremskridt. Med andre ord: Når det går godt, og du fx får talt lidt langsommere, så ros og støt dig selv. Hvis du så glemmer det igen og igen kommer til at tale hurtigt, så undlad at slå dig selv oven i hovedet for det. Træk dig bare tilbage til det igen, ‘nåe, ja, jeg ønsker at at tale langsommere, så både min egen hjerne og mit publikums hjerne bedre kan følge med!
Hvorfor skal man tale ’langsomt’?
Det skal man, fordi det er svært for hjernen at følge med, når man taler meget hurtigt. Både din egen med også dine modtageres hjerner. Når du taler langsommere kan du både nå at tænke, samtidig med at du taler, du kan lettere få dig selv med i det du siger, fordi du ikke bare ’lirer af’, og du kan derfor få en meget bedre kontakt med dit publikum undervejs. Det gør det også lettere for dig at svare fyldestgørende på de spørgsmål du eventuelt får undervejs. Samtidig gør du dit publikum en kæmpe tjeneste ved at tale langsommere. At tale langsomt betyder ikke, at du skal gøre ordene kedelige, og pludselig holde op med at tale højt, tydeligt, artikulere og betone vigtige ord i det du siger, men at du taler i et tempo så det du siger, kan nå at synke ind hos dem du taler til.
Held og lykke med træningen.
Når du er PÅ
Se video med Annette Bjerre Ryhede, der fortæller om, hvordan du får kontakt til publikum, taler på en god måde og håndterer afbrydelser:
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=3t4kD5GHOJE[/youtube]
Videoen er filmet og redigeret af journalist Sanne Maria Bjerno Jakobsen.
15 minuter – så står folk af!
Som mødeleder har du et ansvar. Men det er et dobbelt ansvar, for du skal både sikre dig, at du får alle med, men også at I når frem til nogle konklusioner I kan handle på efter mødet. Og de to ting kan godt være modstridende, hvis alle skal høres og have lov til at byde ind med deres tanker, idéer og reflektioner til alt der diskuteres.
Som vi hørte I DRs pengemagasin om dyre møder, så er det dyrt at holde møder uden en rød tråd, uden kompetent mødeledelse og uden opsamling og konklusioner – også nedskrevet, så I kan handle på baggrund af det der blev talt om. Og det er dyrt når medarbejderne føler, at de spilder deres tid!
Det sker især når deltagerne kobles af. Og det kan både være mødelederen der kobler folk af, ved at
– holde enetale uden klare pointer og uden at folk får at vide hvad de skal bruge det, der bliver sagt, til
– og ved ikke at have gjort deltagerne klart, hvad det er man ønsker at de skal forholde sig til eller hvilke input man ønsker fra dem. (For så sidder de andre og tænker; hvorfor er det han siger lige nu relevant?)
Derfor:
– indkald folk med en dagsorden, kort og præcist – hvad skal I tale om, hvad er status på det der skal tales om, og hvad er det du ønsker folks input til – hvad ønsker du, at de bruger 5 minutter på at tænke over og lave et par stikord til inden mødet?
– Gør det tydeligt hvad det er I diskuterer og hvad formålet er med det – hvilket output skal der komme af diskussionen? (og vær selvfølgelig realistisk og anerkend de barrierer der dukker op for at komme derhen – de kan være vigtige opdagelser man så må diskutere/afklare inden man kan gå videre)
– Anerkend så vidt muligt hvad folk siger – lyt og støt. Hvis du vil have folk med i din retning må du anerkende hvor de selv er først. Stil spørgsmål hvis det ikke er klart for dig hvad de mener. Der kan være værdifulde pointer der går tabt, fordi pointen ikke bliver præsenteret så den giver mening i vores hoved.
– Saml op til sidst. Spørg ud: Hvad har I oplevet, at vi er kommet frem til i dag?
– Få pointerne med, og skriv også ned: hvor er vi i processen nu – Hvad skal afklares inden næste møde, for at vi kan komme videre. Hvad skal vi tale om til næste møde.
Øh – hvad var det lige du sagde …?
Ja, det er ikke altid vi kan høre hvad andre siger. Men det er heller ikke altid at vi lytter. Og der er der gode grunde til. Vi har hovedet fuld af, hvad vi selv gerne vil spille ind med til mødet, med den pointe vi lige glemte at få med, eller andre ting og distraktione der optager os. Og det gør det svært at lytte ordentligt på andre, og til stor frustration!
Vi kender det jo selv: Vi har lige sagt det til mødet, vi selv havde af inspark til det der blev diskuteret, og fem minutter efter hører vi en anden, sige præcis det samme! Det er irriterende! Men jeg vil vove at påstå, at det er meget sjældent at folk gør det med vilje – personen tænkte bare det samme som du gjorde, og havde hovedet fuldt af, at gerne ville sige det, og sad og tænkte på, hvordan det skulle siges, og hørte derfor ikke efter, hvad du sagde. For det ER utrolig svært både at lytte til ens eget hoved og til det andre siger samtidig. Ligesom vi ikke kan lytte og læse samtidig er det svært at tænke og lytte samtidig. Hvis vi også er usikre på, hvordan det, vi vil spille ind med, bliver modtaget, er det endnu sværere at lytte godt på andre.
What to do?
- Ha’ kuglepen og papir med. Skriv det du gerne vil sige ned, når du tænker på det. Gerne bare i stikord. Det giver plads i din arbejdshukommelse så du bedre kan lytte til det de andre siger, for du behøver ikke at være bange for at du glemmer det – du har nemlig lige skrevet det ned – det er på papiret. Gør det allerhelst inden mødet – brug 1-2. minutter på at skrive ned i stikord, hvad du har af kommentarer og input til dagsordenen.
- Vend din opmærksomhed mod de andre og hvad de siger. Er du optaget af tanker om indkøb, skænderiet med kæresten eller hvor du skal hen på ferie næste gang, så anerkend det – grib fat i tanken, men slip den så også igen. Læg mærke til, at det er det du tænker på, men slip det så igen. Som mennesker har vi hele tiden tanker – det kan vi ikke slukke – det er der heller ikke nogen grund til. Men slip tankerne og vend fokus tilbage til mødet, til det de andre siger. Igen og igen. Hver gang du kan mærke, at du tænker på andre ting, så slip det og træk dig selv tilbage til det der foregår lige nu. Vend din opmærksomhed mod den der taler, kig på vedkommende. Så er det ofte lettere at lytte og følge med i det der bliver sagt.