Sådan kommer du og dine deltagere til at elske onlinemødet

Du kender nok følelsen.

Du synes egentlig, du kom godt fra start med dit onlinemøde. Men pludselig melder følelsen sig. Usikkerheden på, om du har dine deltagere med. De siger ikke rigtig noget. Og hvis nogen gør, så har deres ord ikke et indhold, du synes, I kan bruge til så meget.

Onlinemøder er en sjov størrelse. På den ene side skal du kompensere for manglen på et fysisk, socialt, fælles rum, for at holde dine deltagere til ilden. Og omvendt må mødet ikke fortabe sig i ufokuseret small-talk og ’hvad mener vi om dette og hint’ for at bringe værdi.

Jeg er ret vild med onlinemødet. Jeg har også hørt mange af mine klienter rose det for, at møderne netop blev mere effektive, ved at blive trukket over på en virtuel platform. Men så var det innovationen, der røg. Og netop alt det sociale. Som vi har en større og større sult efter i takt med nedlukningens omfang.

For at skabe et værdigivende onlinemøde skal du kende og overkomme en række benspænd:

 

Du skal kompensere for manglen på et fysisk, socialt rum – og skabe et nyt

Vi er sociale væsener. Når vi er i rum sammen aflæser vi hinanden. Bevidst og ubevidst. Vi mærker intuitivt stemningen. Vi aflæser hinandens kropssprog og toneleje på et split-sekund. Vi tilpasser vores egen adfærd efter det, der er dominerende i rummet. Det betyder, at er alle – og særligt mødelederen – meget formel, vil vi typisk lægge os op ad den adfærd. Vi indstiller os på det, der bliver lagt op til fra lederens side. Vi scanner andres kropssprog for billigelse, når vi kommer med bidrag til mødet. Vi nyder samværet, når det er godt. Med plads til humor og at være fælles om vores fag. Vores arbejdsopgaver. Om mål og en sag, der er vigtig – og træder ud over os selv. Som tænder vores følelse af, at bruge vores tid på noget, der er værdifuldt. Sammen.

Det skal du alt sammen kompensere for i dit onlinemøde. Både fordi det er så let at blive distraheret. Af en mail. Af lysten til en frisk kop kaffe. Af manglen på en rød tråd, substans – og menneskeligt nærvær. Du kan derfor styrke dine deltageres evner til at bevare fokus, ved at skrue op for 3 faktorer i dit onlinemøde:

1: Se dit publikum for dig – og giv 20 % mere

Hvad gør H.M. Dronningen, når hun siden 1972 hvert år har talt til os nytårsaften? Jeg hørte hende engang i et interview sige, at hun for sit indre blik ser os alle sammen. Hun forestiller sig vores stuer og os, der sidder der, når hun kigger ind i kameraets linse. Det giver hende følelsen af at tale direkte til os. Hendes stemme, kropssprog og mimik følger trop, uden at hun skal gøre mere. Samme mentale indstilling vil styrke din evne til at fange dine deltagere online.
Du skal nemlig give endnu mere af dig selv, I onlinemødet. Både, hvis du kan se dem – og særligt, hvis du ikke kan se dem.

Du skal indstille dig på, at bryde igennem kameraets linse, ud fra dit ønske og din velvilje om, at ville have en oprigtig, menneskelig kontakt med dit publikum. Når du ser dem for dig, og mærker din lyst til at ville nå dem – uden at få noget igen, vil du typisk smile og give mere – og skrue op for din stemmes dynamik og øjenkontakt – uden at skulle tænke over det.

2: Del noget personligt om dit forhold til dagens emne

Da jeg researchede onlinekommunikation, faldt jeg over en supergod forskningsartikel, der summerer op på andre forskeres konklusioner om, hvad der skaber tillid i teams. Virtuelle teams, der skal træffe beslutninger. Artiklen fremhæver særligt det forhold, at mødelederen giver ’selvafsløringer’. Det vil sige, at mødelederen deler noget personligt (ikke privat) om eget forhold til mødets emne. F.eks. bekymringer. Håb. Udfordringer. Det skaber tillid i gruppen, og styrker deltagernes lyst til at give tilbage. Dele hvor de er henne i forhold til emnet. Det åbner hurtigt rummet.
Artiklen konkluderer, at det godt kan lade sig gøre at styrke tilliden i det virtuelle rum, uden at man skal mødes til et socialt arrangement først. Den åbne snak, der styrker tilliden, kan planlægges og faciliteres ved mødet. Så sæt dig selv lidt mere i spil. Del f.eks. noget personligt om, hvor du selv før i tiden har begået fejl, og hvad du har lært af dem, hvis du vil inspirere andre. Det et dele og tale om fejl, for at lære af dem sammen, er i øvrigt også et træk ved mange såkaldte High Performance Teams. Og ingen grund til ikke at tage den snak med ind i det virtuelle rum også. (1)

3: Meta, meta, metakommunikation

Et godt onlinemøde skal som alle møder være forberedt. Der skal være en klar dagsorden om, hvad alle skal bidrage med og hvad mål og output af mødet skal være. Men mødet skal også have en klar struktur, som er synlig for deltagerne. Det betyder, at du skal gå skridtet videre, end blot at vise deltagerne dagsorden for mødet. Du skal lave en klar indledning, der besvarer:
Hvad skal vi tale om?
Hvorfor?
Hvordan?
Har jeg brug for jeres erfaringer? Holdninger eller idéer?
Alle 3 ting kræver meget forskellig facilitering fra din side.
Hvordan skal deltagerne bidrage? Og hvilke gode spørgsmål fra dig, vil sende deres tanker i den rigtige retning? Og hvordan kan du styrke mødet, ved at bruge forskellige hjælpeprogrammer, så I alle kan brainstorme sammen – og udvikle nye idéer sammen?

Sørg for at samle op løbene på det, der er blevet sagt. Gentag de vigtigste pointer og lav sløjfer. Særligt til sidst. Det er langt mere værdifuldt end et skriftligt referat, som de færreste får tid til at kigge på, hvis ikke det er strengt nødvendigt.

Ved mødets afslutning samler du igen op på de vigtigste pointer, der er blevet delt. Hvad er blevet besluttet?
Og hvem gør nu hvad?

 

Rigtig godt nytår!
Jeg håber du og dine medmennesker er kommet godt ind i 2021, og er rustede og klar til tidens udfordringer. Sammen.

Kærlig hilsen Annette

Læs mere om mit webinar om onlinemøder her

Se alle mine webinarer her

(1) Artiklen hedder ” Trust, Performance, and the Communication Process in Ad Hoc Decision-Making Virtual Teams.” Den er skrevet af Shoshana Altschuller & Raquel Benbunan-Fich I ‘Journal of Computer-Mediated Communication’ i 2010.