“Hej Annette – vi skal se på min næste præsentation i dag”
”Selvfølgelig, Martin. Det gør vi”, svarer jeg.
Så Martin åbner tasken, computeren og PowerPoint. Frem toner en corporate identitet. Dvs. slides, der fuldstændig ligner det øvrige materiale, hans organisation udsender. Der er bannere og smukt opsatte figurer i organisationens farver og stil. Det er der ikke noget i vejen med – tværtimod. Men hans slides er fyldt med tekst og punkt-opstillinger. I virkeligheden ligner det mere en brochure, end en præsentation. Det er et problem for hans evne til at kommunikere et klart budskab og for hans publikums chancer for at få et værdifuldt udbytte af deres tid.
Martin går i gang med at præsentere. Han taler og taler for at forklare, hvad det er, jeg ser på hans slides. Han sætter i den grad mit hoved på overarbejde, da det bliver op til mig at hitte hoved og hale i sammenhængen mellem hans tale og teksten på slides.
Skal jeg læse det, der står, eller lytte efter det, Martin siger?
Min ivrige hjerne forsøger at gøre begge dele på samme tid, hvilket er umuligt. Da Martin runder af, og vi taler om hans indhold, er det tydeligt, at alle detaljerne fik lige så meget taletid, som hans vigtigste pointer og argumenter. Men hvad skal jeg så, som modtager, lægge mest vægt på?
Pointerne og argumenterne druknede, i stedet for at blive fremhævet og blive slået fast. Man kan sige, som en god tommelfingerr-regel:
Hvis du er nødt til at forklare dit publikum, hvad det er, de ser, og hvordan de skal forstå det, ja så er din præsentation ikke skarp nok.
En god præsentation skal være en rejse for dit publikum, hvor de ikke skal bruge deres energi på at finde, men på at fange og forstå dine pointer.
Der er et problem mere
Martin er i gang med at sætte mig ind i alle detaljerne omkring hans projekt. Men Martins præsentation har ikke som mål, at hans målgruppe skal sættes ind i hans projekt. Målgruppen er ledelsen, og de skal træffe beslutninger om projektet. Det bliver svært for dem, hvis de selv skal sidde og lede imellem de mange detaljer, efter lige præcis de oplysninger, de skal bruge for at træffe deres beslutning.
Tænk på din næste præsentation på denne måde:
Din præsentation skal ikke give dine modtagere hele isbjerget. Du skal kun give dem toppen, der stikker over vandet. Toppen er de konklusioner og underbyggende fakta, de har brug for. Alt det under vandoverfladen er det din opgave, at have styr på. Det er fundamentet for, at du kan udlede de konklusioner, du gør. Men det er ikke fundamentet du skal kommunikere. Du skal kommunikere toppen, og være klar til at svare på spørgsmål om fundamentet.
For at du kan det, er det afgørende, at du definerer et klart mål før du begynder at forberede din næste præsentation.
Hvad skal modtagerne af din næste præsentation sidde tilbage med? Skal de fx kunne:
– Løse en opgave?
– Træffe en beslutning?
– Gøre noget nyt i morgen?
– Se på emnet på en anden måde?
– Tro på dig som leder/projektleder?
– Tro på den strategi, du har valgt?
Hvis du ikke skærer din præsentation skarpt til omkring ét mål, drukner du dit publikum, dit budskab og din evne til at demonstrere overblik.
Så hvad er dit mål med din næste præsentation?
Synes du det virker uoverskueligt? Så få et præsentationstjek
Ordet er dit, Annette