ARTIKULATION

27. september 2010

15 minuter – så står folk af!

Som mødeleder har du et ansvar. Men det er et dobbelt ansvar, for du skal både sikre dig, at du får alle med, men også at I når frem til nogle konklusioner I kan handle på efter mødet. Og de to ting kan godt være modstridende, hvis alle skal høres og have lov til at byde ind med deres tanker, idéer og reflektioner til alt der diskuteres.

Som vi hørte I DRs pengemagasin om dyre møder, så er det dyrt at holde møder uden en rød tråd, uden kompetent mødeledelse og uden opsamling og konklusioner – også nedskrevet, så I kan handle på baggrund af det der blev talt om. Og det er dyrt når medarbejderne føler, at de spilder deres tid!

Det sker især når deltagerne kobles af. Og det kan både være mødelederen der kobler folk af, ved at

– holde enetale uden klare pointer og uden at folk får at vide hvad de skal bruge det, der bliver sagt, til

– og ved ikke at have gjort deltagerne klart, hvad det er man ønsker at de skal forholde sig til eller hvilke input man ønsker fra dem. (For så sidder de andre og tænker; hvorfor er det han siger lige nu relevant?)

Derfor:

– indkald folk med en dagsorden, kort og præcist – hvad skal I tale om, hvad er status på det der skal tales om, og hvad er det du ønsker folks input til – hvad ønsker du, at de bruger 5 minutter på at tænke over og lave et par stikord til inden mødet?

– Gør det tydeligt hvad det er I diskuterer og hvad formålet er med det – hvilket output skal der komme af diskussionen? (og vær selvfølgelig realistisk og anerkend de barrierer der dukker op for at komme derhen – de kan være vigtige opdagelser man så må diskutere/afklare inden man kan gå videre)

– Anerkend så vidt muligt hvad folk siger – lyt og støt. Hvis du vil have folk med i din retning må du anerkende hvor de selv er først. Stil spørgsmål hvis det ikke er klart for dig hvad de mener. Der kan være værdifulde pointer der går tabt, fordi pointen ikke bliver præsenteret så den giver mening i vores hoved.

– Saml op til sidst. Spørg ud: Hvad har I oplevet, at vi er kommet frem til i dag?

– Få pointerne med, og skriv også ned: hvor er vi i processen nu – Hvad skal afklares inden næste møde, for at vi kan komme videre. Hvad skal vi tale om til næste møde.

21. september 2010

Øh – hvad var det lige du sagde …?

Ja, det er ikke altid vi kan høre hvad andre siger. Men det er heller ikke altid at vi lytter. Og der er der gode grunde til. Vi har hovedet fuld af, hvad vi selv gerne vil spille ind med til mødet, med den pointe vi lige glemte at få med, eller andre ting og distraktione der optager os. Og det gør det svært at lytte ordentligt på andre, og til stor frustration!

Vi kender det jo selv: Vi har lige sagt det til mødet, vi selv havde af inspark til det der blev diskuteret, og fem minutter efter hører vi en anden, sige præcis det samme! Det er irriterende! Men jeg vil vove at påstå, at det er meget sjældent at folk gør det med vilje – personen tænkte bare det samme som du gjorde, og havde hovedet fuldt af, at gerne ville sige det, og sad og tænkte på, hvordan det skulle siges, og hørte derfor ikke efter, hvad du sagde. For det ER utrolig svært både at lytte til ens eget hoved og til det andre siger samtidig. Ligesom vi ikke kan lytte og læse samtidig er det svært at tænke og lytte samtidig. Hvis vi også er usikre på, hvordan det, vi vil spille ind med, bliver modtaget, er det endnu sværere at lytte godt på andre.

What to do?

Ha’ kuglepen og papir med. Skriv det du gerne vil sige ned, når du tænker på det. Gerne bare i stikord. Det giver plads i din arbejdshukommelse så du bedre kan lytte til det de andre siger, for du behøver ikke at være bange for at du glemmer det – du har nemlig lige skrevet det ned – det er på papiret. Gør det allerhelst inden mødet – brug 1-2. minutter på at skrive ned i stikord, hvad du har af kommentarer og input til dagsordenen.
Vend din opmærksomhed mod de andre og hvad de siger. Er du optaget af tanker om indkøb, skænderiet med kæresten eller hvor du skal hen på ferie næste gang, så anerkend det – grib fat i tanken, men slip den så også igen. Læg mærke til, at det er det du tænker på, men slip det så igen. Som mennesker har vi hele tiden tanker – det kan vi ikke slukke – det er der heller ikke nogen grund til. Men slip tankerne og vend fokus tilbage til mødet, til det de andre siger. Igen og igen. Hver gang du kan mærke, at du tænker på andre ting, så slip det og træk dig selv tilbage til det der foregår lige nu. Vend din opmærksomhed mod den der taler, kig på vedkommende. Så er det ofte lettere at lytte og følge med i det der bliver sagt.

25. august 2010

Tal til rygsækken

Målgruppe, målgruppe, målgruppe …

Hvem er de egentlig, dem du skal tale til til en konference, et gå-hjem-møde, en salgspræsentation – eller dine egne medarbejdere? Hvad er dine kolleger eller medarbejdere interesserede i, når du skal give dem en status på det projekt du sidder med? Hvad fanger dem, du skal undervise i brugen af sociale medier, førstehjælp eller arbejdsmiljøregler?

Jeg falder selv utroligt let i fælden med, at fortælle ‘om’ noget, for nogen, i stedet for at prøve at ramme mere direkte ind i det, de er optagede af.

Nuvel, man ved ikke altid på forhånd lige hvor andre er – men man kan finde ud af det. Det kan man gøre på forhånd ved at researche, spørge – ‘hey, kollega’, når jeg nu i morgen på mødet skal fortælle om ‘det’ og ‘det’, hvad har du så mest brug for at blive opdateret omkring?’ Eller hvis man er rigtig sej, starter man sit oplæg ved først at spørge folk: ‘Hvorfor er du kommet for at høre dette oplæg?’ og videre: ‘Er det det samme der har tiltrukket jer andre?’ Så får du fra starten et rigtigt godt pejlemærke på, hvor de er henne, og hvad du i hvet fald skal komme ind på, for ikke at tabe deres opmærksomhed. Samtidig har du også engageret dem fra starten – det er så rart som publikum at blive engageret, fordi så oplever man en kontakt til dem der taler, man føler, at man bliver hørt på, og så er velvilligheden overfor taleren meget større. Og min påstand er, at man husker meget mere af det der blev sagt, fordi det der sker, når man bliver inddraget er, at man meget mere aktivt forholder sig til det, der bliver sagt, end hvis man bare passivt sidder og lytter og ‘tager imod’.

Men der er også en anden øvelse du kan lave, på forhånd, der også vil hjælpe dig til at spore dig ind på dit publikum.

Sæt dig ned, og tænk over hvem din målgruppe er.
Se dem for dig. Hvem er de? beskriv dem. Se for dig den rygsæk de alle har med sig om hvem de er, hvad de laver, tidligere erfaringer etc.
Beskriv deres interesser, hvad de interesserer sig for, hvad de brænder for. Det vil give dig et indtryk af deres verden og hvor de er henne, og hvad du så kan bruge af eksempler, sprog, stil og historier som rammer ind i deres verden, så oplægget bliver relevant for dem.
Tænk så over: Hvad vil de kunne bruge det du siger til? Og gør det tydeligt for dem, i dit oplæg: Hvad er det helt konkret, du mener, at de kan bruge det til?

Selvfølgelig kan du aldrig helt vide præcist, hvem de er, hvor de er henne mentalt, og hvad hver enkelt vil kunne bruge det til. Men har du gjort dig tanker om det inden, bliver dit oplæg meget mere nærværende og relevant for dem du taler til. Og gør du det klart, hvad de kan få ud af dit oplæg, er chancen for, at det bliver tydeligt for dem, meget større end hvis du ikke havde tænkt over det.