Læser du op fra din PowerPoint? Har du brug for den for at kunne huske, hvad du skal sige og hvornår du skal sige det? Er du bange for, at publikum ikke får detaljerne, hvis du ikke har skrevet dem op på dine slides? Går du i panik hvis teknikken svigter, og du et øjeblik tror, at du ikke får din PowerPoint op at køre?
Lær hvordan du laver strategiske PowerPoints og bliver fri af at bruge dine PowerPoints som krykker. Lær hvordan du i stedet bruger den som det krydderi, der får dit publikums tænder til at løbe i vand over dit budskab.
Din powerpoint skal guide dit publikum
Sandheden er, at en overfyldt PowerPoint med masser af ord, du synes dit publikum skal læse, og komplicerede figurer de skal prøve at sidde og regne ud, er dårlig kommunikation. Du bruger deres hjerneceller på at få dem til at afkode og forstå. Det er ikke din opgave, når du laver en præsentation. Her skal du skabe opbakning til dit hovedbudskab. Det gør du via enkelthed og fokus. Ved at skære ind til benet, så de forstår hvorfor hovedbudskabet er en skide god idé, er rigtigt og den eneste logiske konklusion.
Det eneste der skal være på PowerPointen er det, der er en hjælp for dit publikum til at lande ved dit hovedbudskab. Bruger du den som dit noteapparat, bruger du den forkert. Når du bruger PowerPointen rigtigt, er den en hjælp for dit publikum.
TIP 1: OVERBLIK FØR POWER-POINT
Dan dig et overblik over dit stof, før du overhovedet åbner PowerPoint-programmet.
Gå hen til dit whiteboard eller tag papir frem. Skriv dine pointer og de emner, du skal igennem, op. Du går død og du drukner dig selv og dit publikum, hvis du som det første åbner PowerPointen og begynder at sætte ting ind.
TIP 2: SÆT ET KLART MÅL MED DIN PRÆSENTATION
Den gode præsentation fortæller ikke ’om et emne’, den fortæller lige præcis det, din målgruppe har brug for, for at lande ved dit budskab. Sæt dig i din målgruppes sted. Hvad ved de i forvejen om dit emne? Hvad er deres holdning til det? Hvor skal du møde dem? Hvor vil du have dem hen? Og hvor langt er det realistisk, at du kan få dem, i den tid du har dem? Sæt et realistisk mål, således at du under din præsentation får flyttet dit publikum – ikke druknet dem. Og ordene: ’øh ja, sender du os dine slides, så vi kan kigge lidt mere på det?’ er et tegn på, at du er gået liiige langt nok. Din målgruppe skal være MEGET interesseret i det, du har fortalt om, før de reelt får kigget på dine slides igen. Deres job skal afhænge af det. Men hvis de ikke forstod det, du sagde i første omgang, kommer de heller ikke til det, når de selv sidder og gransker din PowerPoint. Så sæt et realistisk mål for, hvad din præsentation skal gøre ved dem, så du ikke spilder din egen og deres tid.
TIP 3: MAKS 3 HOVEDPOINTER
Når vi kun har ørerne og øjnene til at holde fast i pointerne med, har vi brug for enkelthed og fokusering på, hvad der er det vigtigste. Når vi sidder med en tekst, kan vi bladre tilbage og sikre, at vi har forstået tingene rigtigt. Det kan vi ikke, når du står og taler. Dit publikum skal ikke have alle detaljerne for at forstå dit hovedbudskab og dine pointer. Sæt klare skel: I selve præsentationen skal de forstå dit hovedbudskab klokkeklart, og dokumentationen kan de slå op i den rapport, du fx har lavet. I retorikken er 3 det gyldne tal: ’for det første, for det andet, for det tredje’. Ikke noget ’for det fjerde’. I de historier vi har fået overleveret mundtligt, som fx eventyrene, er der kun 3 brødre, 3 udfordringer. Ikke 4. Det hedder ’frihed, lighed og broderskab’ ikke ’og solidaritet’. Det er det vi kan rumme, når vi lytter.
TIP 4: GØR DINE POINTER VISUELLE
Nu er det tid til at tænke kreativt: Hvilke billeder, illustrationer og figurer kan du vise, på din PowerPoint, som skærer dine pointer soleklart ud for dit publikum? Hvilke metaforer kan du bruge, som vil give mening for dem, så de kan huske dem? Laver du illustrationer, skal dit publikum – let – kunne afkode dem på 5-7 sekunder. Hvad skal du vise, for at dit publikum siger: det forstår jeg, det kan jeg godt se, selvfølgelig!
TIP 5: LESS IS MORE
Jo færre slides du har, jo mere har du gjort dit arbejde med at skære ind til benet, fokusere og gøre dit budskab konkret for din målgruppe. Dit publikum skal jo ikke blive imponerede af, hvor mange slides du har siddet og udarbejdet. De skal gå derfra og kunne gentage dit hovedbudskab så de ved, hvad de skal gøre anderledes i morgen, hvorfor de skal købe noget af dig, eller hvorfor det er soleklart, at konklusionen på undersøgelsen er x. De skal kunne tage det, der giver værdi for dem, med ud af lokalet. Derfor er det vigtigt, at du ikke blander formidlingen af dine strategiske budskaber sammen med underviserformen, eller at det bliver til én lang rapportering. Så flytter du ikke noget. Så fortæller du dem bare ’om noget’. Og det var jo ikke det, du ville, vel?
Kom på kurset Bliv den taler, du drømmer om at være med ARTIKULATION den 19. marts 2014 og få værktøjerne til at brænde igennem med dine præsentationer, oplæg og briefinger.
Artiklen er i dag bragt hos Dansk Kommunikationsforening