Som mødeleder har du et ansvar. Men det er et dobbelt ansvar, for du skal både sikre dig, at du får alle med, men også at I når frem til nogle konklusioner I kan handle på efter mødet. Og de to ting kan godt være modstridende, hvis alle skal høres og have lov til at byde ind med deres tanker, idéer og reflektioner til alt der diskuteres.

Som vi hørte I DRs pengemagasin om dyre møder, så er det dyrt at holde møder uden en rød tråd, uden kompetent mødeledelse og uden opsamling og konklusioner – også nedskrevet, så I kan handle på baggrund af det der blev talt om. Og det er dyrt når medarbejderne føler, at de spilder deres tid!

Det sker især når deltagerne kobles af. Og det kan både være mødelederen der kobler folk af, ved at

-         holde enetale uden klare pointer og uden at folk får at vide hvad de skal bruge det, der bliver sagt, til

-         og ved ikke at have gjort deltagerne klart, hvad det er man ønsker at de skal forholde sig til eller hvilke input man ønsker fra dem. (For så sidder de andre og tænker; hvorfor er det han siger lige nu relevant?)

Derfor:

-         indkald folk med en dagsorden, kort og præcist – hvad skal I tale om, hvad er status på det der skal tales om, og hvad er det du ønsker folks input til – hvad ønsker du, at de bruger 5 minutter på at tænke over og lave et par stikord til inden mødet?

-         Gør det tydeligt hvad det er I diskuterer og hvad formålet er med det – hvilket output skal der komme af diskussionen? (og vær selvfølgelig realistisk og anerkend de barrierer der dukker op for at komme derhen – de kan være vigtige opdagelser man så må diskutere/afklare inden man kan gå videre)

-         Anerkend så vidt muligt hvad folk siger – lyt og støt. Hvis du vil have folk med i din retning må du anerkende hvor de selv er først. Stil spørgsmål hvis det ikke er klart for dig hvad de mener. Der kan være værdifulde pointer der går tabt, fordi pointen ikke bliver præsenteret så den giver mening i vores hoved.

-         Saml op til sidst. Spørg ud: Hvad har I oplevet, at vi er kommet frem til i dag?

-         Få pointerne med, og skriv også ned: hvor er vi i processen nu – Hvad skal afklares inden næste møde, for at vi kan komme videre. Hvad skal vi tale om til næste møde.

Ja, det er ikke altid vi kan høre hvad andre siger. Men det er heller ikke altid at vi lytter. Og der er der gode grunde til. Vi har hovedet fuld af, hvad vi selv gerne vil spille ind med til mødet, med den pointe vi lige glemte at få med, eller andre ting og distraktione der optager os. Og det gør det svært at lytte ordentligt på andre, og til stor frustration!

Vi kender det jo selv: Vi har lige sagt det til mødet, vi selv havde af inspark til det der blev diskuteret, og fem minutter efter hører vi en anden, sige præcis det samme! Det er irriterende! Men jeg vil vove at påstå, at det er meget sjældent at folk gør det  med vilje – personen tænkte bare det samme som du gjorde, og havde hovedet fuldt af, at gerne ville sige det, og sad og tænkte på, hvordan det skulle siges, og hørte derfor ikke efter, hvad du sagde. For det ER utrolig svært både at lytte til ens eget hoved og til det andre siger samtidig. Ligesom vi ikke kan lytte og læse samtidig er det svært at tænke og lytte samtidig. Hvis vi også er usikre på, hvordan det, vi vil spille ind med, bliver modtaget, er det endnu sværere at lytte godt på andre.

What to do?

• Ha’ kuglepen og papir med. Skriv det du gerne vil sige ned, når du tænker på det.  Gerne bare i stikord. Det giver plads i din arbejdshukommelse så du bedre kan lytte til det de andre siger, for du behøver ikke at være bange for at du glemmer det – du har nemlig lige skrevet det ned – det er på papiret. Gør det allerhelst inden mødet – brug 1-2. minutter på at skrive ned i stikord, hvad du har af kommentarer og input til dagsordenen.
• Vend din opmærksomhed mod de andre og hvad de siger. Er du optaget af tanker om indkøb, skænderiet med kæresten eller hvor du skal hen på ferie næste gang, så anerkend det – grib fat i tanken, men slip den så også igen. Læg mærke til, at det er det du tænker på, men slip det så igen. Som mennesker har vi hele tiden tanker – det kan vi ikke slukke – det er der heller ikke nogen grund til. Men slip tankerne og vend fokus tilbage til mødet, til det de andre siger. Igen og igen. Hver gang du kan mærke, at du tænker på andre ting, så slip det og træk dig selv tilbage til det der foregår lige nu. Vend din opmærksomhed mod den der taler, kig på vedkommende. Så er det ofte lettere at lytte og følge med i det der bliver sagt.

Det kan du til Cph Talks, som er en samtalefestival der over d. 23.-25, september spreder sig over hele København! Du kan møde de berigende samtaler i bus 3A, på Bibendum, i Vesterbro Ungdomsgård og i Elefantporten på Carlsberg, hvor ARTIKULATION lørdag d. 25. september kl. 13:00-15:00 afholder workshopen ‘En god taler er en god lytter – lær at formidle så du får modtageren med’ – helt Gratis!!!

Læs mere om det fantastiske initiativ som startede med én mand der havde en drøm, og tilmeld dig workshoppen her

Vil du på kursus eller deltage i en workshop? Så find et åbent kursus eller læs om de workshops og kurser jeg tilbyder her

Målgruppe, målgruppe, målgruppe …

Hvem er de egentlig, dem du skal tale til til en konference, et gå-hjem-møde, en salgspræsentation - eller dine egne medarbejdere? Hvad er dine kolleger eller medarbejdere interesserede i, når du skal give dem en status på det projekt du sidder med? Hvad fanger dem, du skal undervise i brugen af sociale medier, førstehjælp eller arbejdsmiljøregler?

Jeg falder selv utroligt let i fælden med, at fortælle ‘om’ noget, for nogen, i stedet for at prøve at ramme mere direkte ind i det, de er optagede af.

Nuvel, man ved ikke altid på forhånd lige hvor andre er – men man kan finde ud af det. Det kan man gøre på forhånd ved at researche, spørge – ‘hey, kollega’, når jeg nu i morgen på mødet skal fortælle om ‘det’ og ‘det’, hvad har du så mest brug for at blive opdateret omkring?’ Eller hvis man er rigtig sej, starter man sit oplæg ved først at spørge folk: ‘Hvorfor er du kommet for at høre dette oplæg?’ og videre: ‘Er det det samme der har tiltrukket jer andre?’ Så får du fra starten et rigtigt godt pejlemærke på, hvor de er henne, og hvad du i hvet fald skal komme ind på, for ikke at tabe deres opmærksomhed.  Samtidig har du også engageret dem fra starten – det er så rart som publikum at blive engageret, fordi så oplever man en kontakt til dem der taler, man føler, at man bliver hørt på, og så er velvilligheden overfor taleren meget større. Og min påstand er, at man husker meget mere af det der blev sagt, fordi det der sker, når man bliver inddraget er, at man meget mere aktivt forholder sig til det, der bliver sagt, end hvis man bare passivt sidder og lytter og ‘tager imod’.

Men der er også en anden øvelse du kan lave, på forhånd, der også vil hjælpe dig til at spore dig ind på dit publikum.

• Sæt dig ned, og tænk over hvem din målgruppe er.
• Se dem for dig. Hvem er de? beskriv dem. Se for dig den rygsæk de alle har med sig om hvem de er, hvad de laver, tidligere erfaringer etc.
• Beskriv deres interesser, hvad de interesserer sig for, hvad de brænder for. Det vil give dig et indtryk af deres verden og hvor de er henne, og hvad du så kan bruge af eksempler, sprog, stil og historier som rammer ind i deres verden, så oplægget bliver relevant for dem.
• Tænk så over: Hvad vil de kunne bruge det du siger til? Og gør det tydeligt for dem, i dit oplæg: Hvad er det helt konkret, du mener, at de kan bruge det til?

Selvfølgelig kan du aldrig helt vide præcist, hvem de er, hvor de er henne mentalt, og hvad hver enkelt vil kunne bruge det til. Men har du gjort dig tanker om det inden, bliver dit oplæg meget mere nærværende og relevant for dem du taler til. Og gør du det klart, hvad de kan få ud af dit oplæg, er chancen for, at det bliver tydeligt for dem, meget større end hvis du ikke havde tænkt over det.

Synes du, det er svært at bevare roen, når du skal tale? Finde og holde fokus mens du taler? Så prøv at tage scenen stille og roligt INDEN du begynder at tale. Lad være med at begynde allerede mens du rejser dig fra stolen og er på vej op til din PP-præsentation. Lad være med at begynde, med det samme du har fået ordet. Tag dig selv tiden – og giv dit publikum tiden – til lige at samle dig, og forberede dig mentalt.

Gå stille og roligt derhen, hvor du skal stå, kig på folk, træk vejret og mærk hvordan dine fødder står soligt på jorden.  Og begynd så først at tale når DU er klar!

De sekunder du bruger på lige at samle dig, mens du står der, er guld værd for dig og for dine tilhørere. Du giver dig selv lov til at have dig selv med, inden du begynder, og du giver punlikum mulighed for at gøre sig klar til at modtage det, du siger. Resultatet er, at du selv er meget mere rolig, når du præsenterer, det bliver lettere for dig at bevare fokus, og så bliver det i sidste ende også en meget bedre oplevelse for dit publikum

Har du prøvet, efter du har holdt et oplæg, eller har undervist, at du føler dig træt i stemmen? Du har faktisk ikke rigtig lyst til at sige noget? Du føler dig måske lidt hæs eller øm i halsen? Så overanstrenger du din stemme.

- Få her et par øvelser og fif til at passe bedre på din stemme, til at kunne tale højt uden at overanstrenge den og til at få en rundere og behagelige klang i stemmen.

Når vi taler – og især når vi holder oplæg – arbejder vores stemme, vores kæber og vores hals. Men vi skal også have musklerne langt nede i kroppen og nede i maven med. Det er her kilden til den stærke – og samtidig runde – stemme sidder.

Træk vejret fra maven – først og fremmest er det vigtigt at få vejrtrækningen helt ned i maven, da du har brug for luft til at  kunne tale. Øv dig i det – maven ud, brystet går op, og pust langsomt ud. Inden du skal holde et oplæg, så få vejrtrækningen langt ned i maven og gør den rolig så godt du kan, det er også med til at nedsætte nervøsiteten og give dig en ro der vil smitte af på oplægget –>det bliver rarere for tilhørerne at lytte til din stemme.

Træk også vejret dybt under oplægget, tag en pause når du går fra en pointe til en anden, hvor du trækker vejret helt ned i maven. Det giver samtidig tilhørerne mulighed for, at lade det, du lige sagde, synke ind.

Mærk din krop. Stemmen skal komme helt nede fra maven af, da det er musklerne hernede der rummer kilden til den stærke stemme. Når du øver dig, så tag en hånd på maven. Tal, og tænk på at stemmen skal komme helt dernede fra. Grunden til, at vi bliver hæse er, at vi lader struben og kæben gøre hele arbejdet, og så overanstrenger vi de to ting. Når du får stemmen ’dybere ned i kroppen’, kan du mærke, at du ikke behøver at spænde i stemmen, og du behøver heller ikke at råbe! Det er slet ikke nødvendigt. Tænk også på, at gøre din stemme lidt dybere.

Forestil dig fx julemandens runde stemme, når han siger ’hohoho …’ eller Edith Piafs ‘NOOOOOOOOON’ (je ne regrette rien…), læg hånden på maven, bøj eventuelt lidt i knæene, mærk ned i kroppen, træk vejret dybt ind, og sig hohoho’, og/eller ‘nooooon (med den å’agtige lyd), slap af i kæberne og i halsen (struben) og mærk stemmen der kommer nede fra maven. Mærk bevægelsen i maven, når den arbejder for at sige ’hoho’ lydene, mærk vejrtrækningen.

Sig fx også vokallyde, for at lære din egen stemme at kende, hvordan den arbejder nede fra kroppen af og kommer ud, og lær at kende, hvordan det føles, når lyden kommer uden at du spænder i hals og kæber. Og så er det selvfølgelig træning, at øve det op, og træne de muskler, der giver stemme ’fra kroppen af’, stærkere.

Og så er det aldrig en dårlig idé, at varme op, i bilen på vej til arbejde, på kontoret eller toilettet, inden du skal tale. Det er jo heller ikke for sjov, at skuespillere, sangere og tv-værter varmer stemmen op, inden de skal på ….

Slap af i kæber og hals. For at mærke forskellen, kan det hjælpe, at spænde af i kæber og hals: start med at massere dine kæber, gab, leg at du er en ko, der tygger drøv, så kan du mærke spændingerne i kæbe-partiet. Masser kæberne med hænderne, blidt og så det løsner.

For at spænde af i halsen: placér tungen bag fortænderne i undermunden, og gab, uden at åbne munden og med tungen der, så kan du mærke, at det strækker lidt ud. Det gør lyden fra stemmebåndene lidt runderne, fordi de får lov at slappe lidt af, og det er rart

Bliver du også nervøs, inden du skal holde en præsentation, eller ved et møde, hvor du gerne vil skyde noget ind i diskussionen?

Så er du helt normal! Nervøsitet er en helt naturlig reaktion på den usikkerhed, der følger med ved at være i ‘spot light’.

Hvad gør man? Acceptér, at du bliver nervøs – det er helt normalt! Det hjælper ikke, at blive irriteret på sig selv over, at man bliver nervøs. Forbered dig på oplægget, så du selv føler dig klar. Gør dig klart, hvad det vigtigste er, du gerne vil have sagt, så skal du nok komme sikkert og hurtigt frem til det, når du taler – tro mig! Og træk så vejret dybt, inden du går i gang, og undervejs, det sænker altsammen nervøsiteten, og kan få den til at flyve væk igen!

• Allerførst hjælper det, at acceptere, at du bliver nervøs. Sig ‘hej nervøsitet, det er ok du er her’. Du vil bare passe på mig.
• Og så gælder det om, at være forberedt. At være forberedt giver en følelse af overblik over situationen. Du ved hvor du skal hen, hvad der skal ske, hvad du skal tale om etc., hvem der skal lytte. du ved hvordan du kommer hen,  hvad du vil have på (ja, det er rart også at have dette på plads) dine remedier er klar – og du ved, hvad du gør, hvis Power Pointen (eller mikrofonen) strejker.
• Hav dit hovedbudskab klar. Til en præsentation kan tiden skride pga. spørgsmål, det du havde forberedt tager længere tid end du troede, eller bøvl med teknikken eller andre oplægsholdere har stjålet tiden. Vær derfor bevidst om, hvad det vigtigste er, du vil have sagt, så skal du nok få det sagt, selvom du pludselig kun har 10 minutter i stedet for 40. DEt er også det publikum sidder og søger efter i det du siger. Får du sagt det vigtigste, du gerne vil sige, er din præstation en succes. Dette gælder også inden et møde, hvor du gerne vil spille ind. Tænk over dagsordenen inden, og hvad du umiddelbart tænker om det, I skal tale om. Hermed får du allerede din hjerne i gang, og det bliver lettere for dig, at forholde dig til de andres udspil, i forhold til, hvad du selv mener og ved, og gør det lettere for dig klart at kunne formulere dit indspark under mødet.
• Tag den med ro. At have god tid til at ankomme, blive bekendt med rummet, teknikken, og gøre dig klar, giver dig en ro, du tager med dig, når du går i gang med din præstation. Men husk også, at give dig tid undervejs. Stil dig op, kig på folk og træk vejret INDEN du begynder at tale. Mærk lige rummet først. Træk vejret helt ned i maven, mens du forbereder dig, på vej med talerstolen, og undervejs, når du giver dit publikum en pause. Det fortæller din krop; der er ikke fare på færde, og gør dig mere rolig. Samtidig hjælper pauserne dig – og dit publikum – til at have overblik over det der bliver sagt.

Du er allerede god til at holde præsentationer – men vil du blive genial til det? Du ved godt det der med, at man skal få budskabet skarpt ud over rampen, have en klar struktur på det, du siger, og målrette det, du siger, til dem du vil have til at lytte til det. Men savner du træning i at gøre det i praksis, så det bliver til en leg?

Så er du ligesom mange andre i den situation, at du har brug for at komme ‘i ilden’, og ‘op på ølkassen’ for at finde ud af, hvordan lige præcis du, den du er og med det du kan, kan blive endnu bedre til at fange din målgruppe, få budskabet klart afsted og brænde igennem. Jeg er derfor ved at oprette et hold, hvor vi mødes fire gange af to timer, og hvor I som deltagere kommer i ilden fra start til slut. I har hver gang et nyt oplæg med, som vi arbejder med. Her får I feedback på både oplæg og performance, og vi arbejder med begge dele, så I bliver skarpe på formidlingen af lige præcis dette oplæg til den ønskede målgruppe. Det gælder både indhold, form og gennemslagskraft. I kommer derfor op på ølkassen flere gange, og jeg slipper jer ikke, før ‘den er der’.

Vil du have sådan et kursus? Så skriv til mig på annette@artikulation.dk eller ring på 20335135 for at høre nærmere. Det kommer til at ligge i efteråret 2010. Læs om tidligere kurser på www.artikulation.dk

Prøv at tænke på, hvor meget tid du kunne spare, hvis alle de præsentationer du lagde øre  var skarpe, budskabsfokuserede og målrettede? Hvis det var tydeligt, hvad du kunne eller skulle bruge indholdet til, hvis du blev inddraget undervejs og der ellers blev gjort så lidt som muligt for, at du fik lyst til at tegne kruseduller på bloggen eller  lave en indkøbsliste i hovedet?

Og tænk på, hvor meget federe det var, hvis du ikke skulle slås med din egen nervøsitet inden du skulle holde en præsentation, hvis du inden var fuldstændig klar over, hvad du ville sige. Du var fuldstændig klar over hvad dit fokus og dine pointer var, hvilken rækkefølge og med hvilke eksempler de skulle komme, og du havde en stærk stemme og en ro i kroppen når du præsenterede?

Tænk på, hvor meget mere effektiv kommunikationen ville blive, hvor meget tid der kunne spares, og hvor meget mere du personligt – og din arbejdsplads – ville få ud af møderne? Og hvor mange penge arbejdspladsen ville spare i tid, ved at den mundtlige kommunikation blev effektiviseret?

Tænk på, hvis du ikke gik fra mødet og var træt i hovedet, fordi du skulle bruge energi på selv at udrække pointerne og måske også var nødt til både at læse og lytte på samme tid, da der blev vist tekstfulde slides samtidig med, at der blev talt? Det er utrolig trættende for vores hjerner at skulle multitaske på den måde!

Der er både energi og tid at spare, ved at give sine medarbejdere og dig selv værktøjer til god mundtlig kommunikation. Værktøjer til selvhjælp. Værktøjer til at blive klare i spyttet, strukturere oplæggene klart og målrette dem efter det output de der lytter har brug for. Hvorfor gør vi det så ikke? Hvorfor er det noget vi mener, man bare må blive bedre til med tiden, eller noget man ikke kan forvente af alle at de er gode til? Mit indtryk er, at vi behandler det som noget man enten er født med eller ej. Sikke noget vrøvl! Stærk mundtlig kommunikation, hvor man brænder igennem, og taler til sit publikum, kan læres! Ja faktisk kan dét, på nogle enkelte timer, at blive trænet i at bruge nogle enkle værktøjer, forbedre vores præstation fra den ene dag til den anden.